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Retour au bureau - mais en toute sécurité

La distance, la meilleure barrière


Aménagement du lieu de travail en période de pandémie de Corona

La pandémie de corona a fait sortir notre monde de son orbite habituelle et a bouleversé nos vies. De la vie quotidienne au travail jusqu'a nos projets d'avenir, tout doit soudain être revu chaque jour et adapté aux découvertes scientifiques et aux décisions politiques. Avec le déconfinement, non seulement notre vie sociale mais aussi notre économie se rétablissent lentement, et de plus en plus de salariés retrouvent leur emploi et le chemin du travail. Mais aussi grande que soit la joie de retrouver des collègues, aussi grande est l'incertitude. Après tout, les dernières semaines ne nous ont-elles pas montré de façon impressionnante le risque d'infection par le SARS-CoV-2? Et un bureau à aire ouverte ou un café-cuisine exigu ne sont-ils pas exactement les endroits que nous devrions continuer à éviter ? À quoi peut donc ressembler un itinéraire sûr qui nous ramène au travail tout en nous protégeant dans une large mesure ?

Aussi individuel et flexible que soit devenu notre monde du travail ces dernières années, les solutions sont ici tout aussi individuelles. Qu'il s'agisse d'un espace ouvert, d'un bureau individuel ou d'un bureau à domicile, des employés aux entrepreneurs et aux indépendants, chaque situation de travail nécessite des mesures techniques, organisationnelles et de protection personnelle spécifiques qui ne peuvent être réduites à un dénominateur commun. Pourtant, le ministère du travail et des affaires sociales a publié des directives uniformes et contraignantes à l'échelle nationale pour soutenir le retour à la normale.

Bien pensé et préparé - Précautions de l'employeur

Même si de nombreuses entreprises sont déjà dans les starting-blocks, la sécurité et la santé de tous restent la priorité absolue afin d'éviter un effet "stop-and-go". Les employeurs doivent donc planifier soigneusement le retour de leurs employés et, surtout, le faire étape par étape et mettre en œuvre les mesures de prévention requises. Les changements nécessaires doivent également être considérés comme une occasion de rendre peut-être plus flexibles les différents processus de travail à l'avenir.

1. Les meilleures conditions de travail, et de loin
Ce qui était valable dans l'espace social jusqu'à présent reste contraignant dans la vie quotidienne au bureau - la distance minimale de 1,5 mètre. Afin de pouvoir maintenir cette distance physique avec les collègues même dans le cadre d'environnements de bureau différents, les concepts existants doivent être révisés et adaptés au préalable. Si cette distance n'est pas réalisable pour diverses activités, les employeurs doivent fournir des masques pour les employés, les clients et les prestataires de services.

2. Autant de contacts que nécessaire, aussi peu que possible
Il ne fait aucun doute que c'est généralement l'interaction sociale qui alimente notre créativité et notre productivité au travail. Néanmoins, les employés devraient actuellement avoir le moins de contacts directs possible entre eux. L'égalisation peut être obtenue par des changements spatiaux ou structurels, la division en équipes alternées ou la réorganisation des processus de travail. Dans la mesure du possible, le bureau à domicile doit continuer à être privilégié et les réunions virtuelles doivent être préférées aux réunions personnelles. Afin de surmonter la distance initiale et de faciliter l'échange, divers outils à distance et des idées créatives de mise en réseau aident à maintenir l'esprit d'équipe.

3. Planifiée d'une main propre
Afin de respecter les règles d'hygiène, l'employeur doit fournir des installations de lavage et des distributeurs de désinfectant en nombre suffisant. Outre les intervalles de nettoyage plus courts pour les bureaux et les salles de loisirs et les surfaces à contact intensif (poignées, poignées de porte, photocopieurs, etc.), les équipements de travail doivent, si possible, être utilisés uniquement par des personnes spécifiques ou nettoyés en profondeur par la suite. Des protocoles de nettoyage réguliers peuvent sembler mesurés, mais ils assurent la transparence et la traçabilité et sont donc essentiels.

4. La communication interne
Une fois que toutes les précautions nécessaires ont été prises, les employés doivent être informés et instruits sur les mesures de prévention et de sécurité au travail. Le meilleur moyen d'assurer un flux d'informations uniforme est de faire appel à des personnes de contact centrales. Les gestes barrières de de prévention comme le respect de la distance, les gestes de toux et d'éternuement ainsi que les règles de lavage des mains doivent être affichées à un endroit bien visible et les employés doivent également être préparés à une quarantaine à domicile afin d'être équipés du matériel de travail et des documents nécessaires pour travailler à la maison (par exemple, technologie informatique, câbles électriques, documents importants, liste de contacts, etc.) Une communication complète implique également une écoute attentive des besoins et des craintes des employés. Dès que l'employeur sait qu'un employé appartient à un groupe à risque, des mesures de protection individuelle doivent être prises dans tous les cas.

Un pour tous et tous pour un - les nouveaux comportements et les mesures d'hygiène

Afin de contenir la pandémie à long terme, il appartient à chacun d'entre nous de coopérer et de respecter les mesures de santé et de sécurité au travail - de la direction aux stagiaires. Après tout, il ne s'agit pas seulement de se protéger soi-même, mais aussi de protéger les autres. Les mesures de protection les plus importantes dans la vie quotidienne peuvent également s'appliquer à la vie au bureau :
• Ceux qui sont malades restent à la maison
• Gardez une distance de 1,5 mètre avec vos collègues
• Respectez les règles d'hygiène
• Le moins possible de contacts directs

1. Si vous êtes malade, restez à la maison !
Cette règle est et restera la priorité absolue, même s'il semble qu'il ne s'agisse que d'un supposé rhume. Les personnes présentant de la fièvre ou des symptômes respiratoires qui n'ont pas été examinés par un médecin ne doivent en aucun cas se trouver dans un lieu public et mettre autrui en danger.

2. La distance est synonyme de décence
Que ce soit dans le bureau, dans le couloir, dans la cafétéria ou à l'extérieur, la distance de sécurité d'au moins 1,5 mètre est également respectée pendant le travail. Lorsque cette distance minimale n'est pas possible, il convient de porter un couvre-nez. Les contacts corporels tels que les étreintes, embrasades et les poignées de main sont malheureusement tabous à l'heure actuelle. Cela ne signifie pas pour autant que vous ne devez pas vous sourire !

3. Les bons réflexes en matière d'hygiène
La manière de se laver les mains correctement et, surtout, efficacement a été démontrée par de nombreuses instructions ces dernières semaines. Il est préférable de les internaliser et, bien sûr, de les appliquer encore et encore. Lavez-vous donc soigneusement les mains avec du savon pendant au moins 20 secondes plusieurs fois par jour ou désinfectez-les si nécessaire, en particulier avant et après tout contact avec des équipements et des surfaces d'usage courant. Si possible, chacun devrait utiliser uniquement ses propres ustensiles. Veillez également à ce qu'il y ait un avertissement obligatoire en cas de toux et d'éternuement. Cela signifie qu'il faut éternuer dans le creux du bras ou dans un mouchoir et le jeter ensuite dans une poubelle avec couvercle.

4. Le travail d'équipe à distance
Il est bien connu que le travail en équipe est non seulement plus créatif, mais aussi plus efficace, notamment en matière d'échanges sociaux. Mais même si cela se passe surtout sur des canaux alternatifs pour le moment, une équipe reste une équipe, même en vidéoconférence. Car chacun devrait actuellement vérifier si les rencontres personnelles sont vraiment nécessaires ou si l'une ou l'autre conversation peut également être menée via les canaux de communication électroniques. Si ce n'est pas le cas, la règle de la distance et un nombre minimum de participants s'appliquent ici aussi.

Il existe également de nombreux autres conseils qui peuvent être mis en œuvre individuellement, comme éviter le contact avec les poignées de porte (par exemple, ne pas fermer les portes des bureaux ou les portes extérieures des toilettes) ou le chemin vers le lieu de travail. Au lieu d'utiliser le métro et le covoiturage, vous pourriez éventuellement passer à la bicyclette. Cela permet non seulement de se protéger contre les virus, mais aussi de rester en forme et en bonne santé tout en protégeant l'environnement.


Aménagement de bureaux sûrs

Dans le nouveau champ des possibilités - conseils pour l'aménagement et la mise en œuvre de l'espace

On sait combien la conception de notre lieu de travail affecte notre bien-être et donc notre productivité et notre créativité. Il est donc d'autant plus important, en ces temps difficiles, de trouver un concept spatial dans lequel tous les employés peuvent se sentir en sécurité, en bonne santé et valorisés.

1. Bureau à aire ouverte
Jusqu'à présent, plus le système est grand, ouvert et polyvalent, mieux c'est pour l'environnement de travail moderne. D'un mois à l'autre, ce modèle semble soudain être tombé en désuétude. Néanmoins, l'Open Space peut être temporairement transformé en un lieu de travail conforme aux contraintes liées au corona.
• Îlots de travail : les bureaux et les sièges doivent être répartis de manière à ce que tous les employés soient assis suffisamment loin les uns des autres. Si ce n'est pas le cas, les bureaux peuvent également être déplacés ou les zones d'assise et les salons peuvent être convertis en nouveaux postes de travail. Avec un mobilier de bureau variable, les espaces ouverts peuvent généralement être réorganisés rapidement et facilement.
• Rotation d'équipe : afin d'équilibrer la densité de personnes au bureau, les employés doivent non seulement revenir par étapes, mais aussi être répartis en équipes qui alternent entre le travail au bureau et à domicile à des jours différents.
• Visibilité : les règles de distance peuvent être indiquées par des barrières ou des marquages. De plus, de nouvelles méthodes d'acheminement telles que les "rues à sens unique" par des couloirs et des escaliers évitent de rencontrer trop de gens.
• Séparations : avec des panneaux, des cloisons ou des parois en plexiglas, des solutions rapides peuvent être trouvées pour donner aux employés un espace individuel. Les bureaux qui se font face doivent être séparés par une cloison. Sinon, il est préférable de les réorganiser.
• Mon seul et unique objectif : chaque employé devrait avoir son propre bureau et l'organiser clairement. Si un bureau doit néanmoins être divisé, il doit être attribué par roulement et désinfecté à chaque changement.
• Bien documenté : les bureaux en espace ouvert, en particulier, ont besoin d'un intervalle de nettoyage plus long et de protocoles de nettoyage compréhensibles.
• Air frais : une ventilation régulière réduit le nombre de gouttelettes contenant des agents pathogènes qui peuvent être présentes dans l'air. Une bonne brise d'air frais fournit également à nos têtes de l'oxygène neuf pour la réflexion.

2. Les bureaux individuels
Même si nous avons de plus en plus souvent dit adieu à cette forme au cours des 50 dernières années, elle connaît actuellement un retour en force. Dans la mesure du possible, des bureaux individuels doivent être proposés aux employés. Mais les règles d'hygiène déjà mentionnées s'appliquent ici aussi, bien sûr, surtout si les collègues partagent un bureau individuel à des jours différents.

3. Les salles de réunion et de loisirs
Dans un avenir proche, les réunions de grands groupes devraient se tenir virtuellement par téléphone ou vidéoconférence. Pour que la salle de conférence reste suffisante pour les réunions importantes, il convient de réduire le nombre de places assises et de définir clairement les règles d'espacement. Il en va de même pour les salles de pause, les cuisines à café ou les cantines.

4. Espace de coopération, dit aussi Co-Working Space
Une pièce dans laquelle de nouvelles personnes continuent de se réunir ne semble pas être une bonne idée pour l'instant. Néanmoins, il y a des cas où les employeurs offrent à leurs employés des espaces de travail coopératif comme alternative au bureau à domicile. Ici aussi, il est important que non seulement la protection et la sécurité des données, mais surtout les normes d'hygiène spécifiées soient respectées dans tous les espaces. 


Home Office / Bureau à domicile

Le lieu de travail de l'avenir : le Home Office


Ce que de nombreuses entreprises ont jusqu'à présent encore considéré avec scepticisme s'avère soudain indispensable et enrichissant dans la crise. Si une activité doit actuellement être exercée également dans le bureau à domicile, cette variante devrait continuer à être privilégiée, en particulier dans les bureaux où les distances de protection sont faibles et où la densité de personnel est élevée. De cette manière, non seulement il est possible de réduire le nombre de personnes au bureau tout en continuant à accomplir des tâches et à garantir l'emploi. Et il est également possible de fournir des conditions supplémentaires aux enfants ou aux parents qui en ont besoin. Toutefois, pour éviter que le siège social ne devienne une charge psychologique pour les employés ou une lacune en matière de sécurité pour l'entreprise, diverses règles doivent être respectées.

Outre l'enregistrement des heures de travail, ces cinq points relatifs à la sécurité informatique doivent également être respectés:
• Communication claire et impérative des règles de sécurité informatique à toutes les parties concernées
• Les personnes non autorisées ne doivent pas avoir accès aux dossiers de travail
• La communication ne doit se faire que par des canaux fiables
• Méfiez-vous des courriers de phishing
• La communication via VPN est standard


A long terme - les tendances de l'avenir

Tout ce que nous apprenons actuellement sur la vie avec un virus jouera à l'avenir également un rôle dans la conception de nos lieux de travail et influencera le développement ultérieur du design et de l'architecture.

1. La flexibilité
En peu de temps, de nouvelles habitudes et méthodes de travail se sont développées - des nouvelles possibilités de communication virtuelle aux flux de travail et aux processus décisionnels inspirants. La flexibilité n'a pas seulement été le sujet de ces dernières années, elle reste essentielle - après tout, nous vivons une époque turbulente. Qu'il s'agisse de la flexibilité des structures, des locaux ou des horaires de travail, l'ouverture est nécessaire de tous côtés.

2. Des solutions intelligentes
Que ce soit par des gestes intuitifs, des mouvements ou la commande vocale - les commandes sans contact ne sont pas seulement un gadget, elles deviennent une fonction centrale pour minimiser les points de contact communs. Les portes automatiques, les poubelles sans contact, les lecteurs de badges ou les applications mobiles pour commander des aliments en sont des exemples.

3. Conception à l'épreuve des crises
Si le mobilier de bureau est devenu de plus en plus multifonctionnel et variable ces dernières années, il présente désormais encore plus de caractéristiques qui en font le parfait compagnon de travail. La forme adaptable des modules individuels, qui permet de créer en un rien de temps des zones séparées et une éventuelle protection contre les infections, est maintenant complétée par des surfaces et des matériaux encore plus faciles à entretenir et antimicrobiens.

4. Un vaste espace
Afin de pouvoir travailler de manière plus individuelle et protégée, les plans des étages ne seront probablement plus aussi ouverts à l'avenir et les pièces ne se croiseront pas aussi facilement. Le design spacieux et expansif sera alors moins axé sur l'espace du bureau central et plus sur les couloirs, les portes et les zones extérieures.

5. En bonne santé tout autour
Matériaux naturels et durables, pièces inondées de lumière, plantes et éléments aquatiques - les principes de conception du design biophile créent des espaces naturels qui sont non seulement plus sains mais qui augmentent également notre sentiment de bien-être. Un soupir de soulagement dans et après la crise.

Premiers modèles de réussite

Alors que l'Italie se prépare aux vacances à la plage avec des boîtes en plexiglas pour retrouver quelques mètres carrés de dolce vita et de détente, les premières propositions de solutions se dessinent également dans le domaine des bureaux. À la question de savoir à quoi pourrait ressembler le monde du travail dans l'ère post-Corona, les consultants immobiliers américains Cushman & Wakefield apportent déjà une réponse réalisable avec leur concept de bureau "6 Feet Office". En utilisant des marquages optiques et des systèmes de guidage routier autour des différents postes de travail, la zone de sécurité de 1,8 mètre doit être clairement mise en scène et combinée avec des cloisons, des plateaux de table à usage unique et d'autres caractéristiques pour réduire le risque d'infection. Le concept, qui a été développé et testé aux Pays-Bas et qui vise à soutenir les entreprises dans leur redémarrage après la crise, devrait être très bien accueilli.

Et ça continue ...

Même si le retour à la "normalité" telle que nous l'avons connue n'est pas prévisible, avec des précautions, une considération mutuelle et des solutions créatives, nous pouvons toujours retrouver plus de sécurité et surtout un meilleur sentiment en nous et autour de nous. Peut-être avec de nombreux changements, mais aussi avec des améliorations et des opportunités de tous côtés. Pour une vision positive de l'avenir.


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