Flexibilité du travail – le concept de bureau moderne de l'avenir

Des environnements de travail innovants, des bureaux en espace ouvert aux bureaux à domicile

Projet Herren der Schöpfung de smow Francfort

Le monde du travail en mouvement


Vous pouvez tourner et retourner comme vous le souhaitez, mais lorsqu'il s'agit de l'organisation et de la gestion des entreprises, il est difficile d'éviter le terme de travail flexible. Pas étonnant, après tout, notre monde du travail est en constante évolution. Un processus qui exige de la souplesse et de l'agilité de toutes parts. Mais qu'est-ce qui se cache exactement derrière ce credo ? Devriez-vous maintenant faire votre travail de manière plus flexible et plus vivante ou devriez-vous vous soustraire à toutes les tâches de manière souple et habile ? Et surtout, comment mettre en œuvre l'agilité dans votre propre entreprise ? Comme c'est si souvent le cas, il s'agit avant tout d'une question de courage, d'encourager le changement, de mettre en place des équipes autonomes dont la créativité doit être favorisée, et de disposer de méthodes et d'espaces de travail adéquats qui initient et permettent au changement de se concrétiser - pour plus de pouvoir d'innovation, d'efficience et d'efficacité dans tous les domaines.

Chaise de bureau Håg Capisco

Le vent frais du changement

Si l'on plonge dans l'histoire du bureau au XXe siècle, on se précipite à la Mad Men & Co. généralement rapidement depuis l'impressionnante mais fraîche réception, en passant par d'interminables couloirs, devant des bureaux individuels fermés à clé ou des bureaux paysagers surpeuplés, vers l'étage de la direction. Même si cet ordre hiérarchique a trouvé de nombreuses formes d'expression architecturale différentes au fil du temps, son principe de base est resté le même. Il existe une structure pyramidale dans laquelle chacun suit une tâche qui est donnée et contrôlée d'en haut. Mais ce qui peut évoquer des sentiments nostalgiques dans le cinéma rétro n'est plus réaliste pour notre monde des affaires aujourd'hui. Après tout, nos marchés et nos industries sont non seulement devenus plus complexes au fil du temps, mais depuis la numérisation, ils ont également atteint une dynamique à laquelle les entreprises aux structures classiques ne peuvent réagir que lentement et de manière pesante. Ce qui est innovant aujourd'hui peut être rétroactif à la fin des boucles de coordination. Une entreprise flexible, en revanche, considère le changement comme une constante et est donc capable de s'adapter rapidement et efficacement aux changements. Il ne s'agit pas de remplacer des conditions-cadres ou des hiérarchies stables, mais de les revitaliser par des structures et des processus flexibles et de les rendre plus aptes à l'action.

L'employé en danger ?

À l'heure de la numérisation et de l'intelligence artificielle, la question se pose de savoir quel rôle les humains jouent encore et quel travail ils doivent faire. Pour anticiper la réponse au plus vite, ce sujet doit faire l'objet d'une attention particulière. Et ce faisant, il fait même l'expérience d'une nouvelle appréciation. Car ce dont notre avenir a encore besoin dans tous les secteurs, ce sont deux choses qui ne peuvent être numérisées : l'interaction sociale et les bonnes idées. Les structures flexibles sont le meilleur moyen de les générer. Car avec leur aide, les employeurs peuvent découvrir le potentiel créatif de leurs employés, le promouvoir de manière ciblée et le rendre efficace à petite et grande échelle. Chaque personne a sa propre force, qui est précieuse pour l'entreprise. Pour pouvoir les développer et les utiliser dans le processus de travail, il faut des unités plus petites.

Des valeurs qui changent

Afin de trouver le point de départ approprié pour le changement et de pouvoir introduire ceux-ci aux bons endroits, la culture d'entreprise précédente doit être analysée. Dans le meilleur des cas, non seulement par des coaches et des managers, mais aussi avec les différents services et équipes. Cela permet non seulement aux employés de s'identifier plus facilement à l'entreprise, mais aussi d'accroître leur responsabilité, ce qui est plus prometteur à long terme. Il s'agirait par exemple d'un objectif commun, d'un engagement général ainsi que d'ouverture et de courage. Cela signifie que chaque membre de l'équipe doit s'efforcer d'accomplir sa tâche consciencieusement dans les délais impartis, tout en ayant le courage de s'exprimer lorsque des ajustements sont nécessaires.

Le travail d'équipe

La clé du travail agile et flexible est l'équipe auto-organisée qui réunit différentes personnes dont les compétences se complètent, en accord avec notre monde complexe. Cependant, la constitution d'équipes individuelles s'accompagne d'une réduction de la hiérarchie et de la bureaucratie. En effet, chaque équipe doit être motivée à prendre la responsabilité de ses propres processus, à les faire avancer et, si nécessaire, à les adapter rapidement et avec souplesse, sans recourir à des canaux de coordination compliqués. Pour ce faire, l'équipe doit être en contact personnel régulier et, selon la phase du processus, laisser la gestion à l'expert respectif. Il en résulte des biotopes petits et flexibles qui s'animent sur la base des objectifs communs de l'entreprise et dans lesquels l'engagement, la créativité, la force et le dynamisme de chacun peuvent entrer en jeu.

Vivre la culture d'entreprise

Pour que la responsabilité personnelle et la dynamique fonctionnent, il faut d'abord un consensus commun, qui se détache des schémas rigides et éventuellement aussi des anciennes valeurs. Le chemin vers plus d'agilité commence donc de manière holistique, car toutes les structures et méthodes flexibles n'ont aucun effet si la culture d'entreprise reste immuable et inaccessible. La base est un changement culturel vers plus de transparence et une culture distincte de la discussion. En pratique, cela signifie que la fonction de contrôle précédente est reléguée au second plan et laisse la place à l'auto-organisation. Diriger ne signifie plus contrôler et ordonner, mais plutôt soutenir et modérer les équipes individuelles dans le sens de "permettre" et "responsabiliser". En outre, une organisation agile ne considère pas les différents points de vue comme un problème, mais comme un enrichissement. Car ce n'est que lorsque les différents points de vue sont pris en compte et ouvertement discutés que les innovations peuvent être exprimées et reconnues.

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Petit dictionnaire des méthodes de travail flexibles

Scrum, Design Thinking et Kaban ont maintenant trouvé leur place dans le vocabulaire des entreprises. Si certains savent déjà bien les jongler, pour d'autres, ils peuvent encore ressembler à des figures de bande dessinée, des styles ou des exercices de yoga. Même si chaque terme cache toute une série d'autres approches méthodologiques, elles servent toutes à rendre les processus et les relations plus faciles à décrire et à accélérer afin d'obtenir le meilleur produit final en moins de temps.

Scrum

Si vous cherchez l'origine de ce terme, vous tombez d'abord sur le rugby. Car ici, "Scrum" signifie la "Mêlée" dense de joueurs autour du ballon. Si l'on applique cette image à la gestion de projet, on voit clairement de quoi il s'agit : de flexibilité et de dynamique. L'idée de base de Scrum n'est pas de planifier un projet de A à Z, mais de l'exécuter de manière itérative dans ce qu'on appelle des "sprints", c'est-à-dire étape par étape en petits modules de travail, qui sont coordonnés, répétés et donc améliorés à plusieurs reprises. Ce faisant, nous ne pensons pas en années ou en mois, mais en semaines ou en jours. Il est ainsi possible d'intervenir dans toutes les phases du processus et de réagir rapidement aux problèmes. Une fois le travail effectué, l'équipe discute des résultats, obtient un retour d'information du client et planifie les prochaines étapes.
 

Kanban

Le mot Kanban (= carte) vient du japonais et a été développé en 1950 par le constructeur automobile Toyota pour le contrôle des processus de production afin d'obtenir des temps de passage plus rapides. Initialement utilisé pour l'industrie informatique, il est aujourd'hui utilisé dans de nombreux systèmes de contrôle de la production - des start-ups aux sociétés internationales. Le petit héros ici, c'est le Post-it. Car ce qui, à première vue, ressemble à de l'art abstrait, c'est la visualisation d'un flux de processus existant, qui est décomposé en petites étapes et présenté sur un tableau kanban d'une manière transparente et compréhensible pour toutes les parties. Les tâches sont classées de "À faire" à "En cours" puis à "Terminé". L'état actuel est enregistré et les problèmes éventuels sont clairement indiqués. Tout ce qui arrête le flux est analysé, optimisé et donc amélioré en permanence.

Design Thinking

Ici, le nom dit tout, car le Design Thinking consiste à libérer le potentiel créatif maximal de tous les membres de l'équipe d'un projet et donc à résoudre systématiquement des tâches complexes. La méthode de travail des concepteurs et des architectes sert de modèle, suivant un processus intuitif et axé sur l'utilisateur ultérieur. Dans le cadre du Design Thinking, ce dernier est étroitement associé au processus et à ses modalités dès le début, de sorte que le résultat final répond exactement à ses besoins. Outre les équipes interdisciplinaires, le courage de proposer des idées folles et la visualisation par le biais de récits et de prototypes, les concepts spatiaux innovants jouent également un rôle clé dans cette approche.

Le nouveau champ de la pensée

Quiconque veut promouvoir la créativité de ses employés doit commencer sur le lieu de travail. Car seul un espace offrant la liberté de penser et d'agir permettra de garantir les nouvelles idées et leur mise en œuvre efficace. Cela nécessite des concepts et des meubles intelligents et inspirants qui rendent également possibles ces nouvelles formes d'interaction. La plupart des bureaux n'est pas du tout adapté à cela en raison de leur capacité spatiale et de leur caractère fermé. Même l'ancien bureau en espace ouvert n'a que peu de choses en commun avec le nouvel Open Space. Les premiers secours sont assurés par des salles de réunion et de conférence, mais comme leur nom l'indique, même celles-ci sont généralement trop rigides et statiques pour les méthodes souhaitées. Les méthodes de travail agiles nécessitent des espaces flexibles conçus pour l'interaction, la concentration et la socialisation, qui peuvent être modifiés rapidement et facilement, et qui répondent aux différents besoins des employés. Ainsi, les petites équipes doivent trouver des solutions spatiales pour développer des idées créatives en toute tranquillité, tandis que les équipes plus importantes ont la possibilité d'échanger à grande échelle. Peut-être faut-il des espaces individuels  pour des groupes de réflexion ou une bibliothèque. Et l'individu doit également pouvoir se retirer, que ce soit pour un appel téléphonique, pour se détendre ou pour se concentrer sur sa tâche de manière ciblée. Sans oublier l'espace café ou l'îlot de cuisine, où tout le monde peut se rencontrer, manger ensemble et échanger des idées dans une atmosphère détendue.

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La liberté de conception - des paysages de travail flexibles

Chaque action d'une journée de travail agile a une dynamique différente et a besoin de son propre espace pour cela. Que ce soit un espace de travail pour expérimenter et créer des idées, une salle de conférence pour les réunions, la cafétéria pour un sentiment de communauté, un espace silencieux pour se déconnecter ou un lieu approprié pour la réflexion et la planification. La solution à toutes ces exigences est un paysage de travail variable qui peut être adapté ou redessiné individuellement pour s'adapter à différentes situations de travail. Il n'y a pas non plus de spécifications fixes dans ce domaine. L'important est de garder l'esprit en mouvement. Le choix du concept le plus approprié peut être fait en collaboration avec un architecte, un designer ou un architecte d'intérieur.

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De véritables artistes à changement rapide - les systèmes modulaires

L'ère de la numérisation a-t-elle vraiment encore besoin de meubles ? Un oui retentissant. Mais s'il vous plaît, faites preuve de souplesse. Form follows function n'est pas un principe de conception au sens d'espaces de travail agiles, mais un concept vécu. Les systèmes modulaires composés de divers éléments de base tels que des sièges multifonctionnels, des tables, des cloisons et des caissons ouvrent une nouvelle liberté de conception pour les environnements de travail individuels - des postes de travail individuels silencieux aux bureaux ouverts actifs. Le mieux, c'est quand ces derniers sont non seulement mobiles, mais aussi faciles et rapides à modifier créant en un rien de temps l'environnement dont on a besoin. Cela signifie que non seulement les différentes techniques de travail peuvent être adaptées à la situation, mais aussi l'ensemble de la décoration intérieure.

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Les incontournables - du tableau blanc analogique à la table haute intelligente

Pour développer des idées ensemble, vous avez besoin d'autant d'espace que possible pour les trouver et les conserver. Dans le monde du travail 4.0, la très vieille école est utilisée pour ce faire, en utilisant le bon vieux tableau noir sous forme de généreux tableaux blancs pour visualiser les processus. Cela encourage toutes les personnes concernées à réfléchir et à donner un coup de main dynamique au lieu de regarder un écran sans bouger. Une table haute permet de s'assurer que ce processus physique est pleinement efficace. Il laisse suffisamment d'espace pour réfléchir, discuter, se promener, interagir et rappelle même les soirées de bar entre amis. Sans oublier l'équipement technique dans tous les domaines - des réseaux numériques et des possibilités multimédia à la bonne lumière, qui est souvent sous-estimée et pourtant si essentielle pour une atmosphère positive et productive.

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Entre les mondes - le lounge

C'est l'interface entre l'intérieur et l'extérieur, le travail et la vie privée - le lounge prend généralement en charge non seulement la fonction de réception, mais aussi celle de cuisine, pause-café ou de lieu de rencontre. C'est un lieu essentiel pour arriver, se rencontrer, se sentir bien et communiquer. Peu importe qu'il s'agisse d'accueillir des invités, de passer des pauses déjeuner ou de célébrer des fêtes. C'est là que se nouent les amitiés et les réseaux, que les idées prennent vie et que les projets se développent. C'est pourquoi vous devez accorder une attention particulière à ce cher lounge, car son atmosphère contribue à déterminer à quel point une entreprise est bonne et inspirante et à quel point vous aimez vous rendre sur votre lieu de travail.

L'équipe agile et flexible smow

Si vous recherchez le "bureau parfait" de la vie professionnelle agile, vous n'aurez que peu de succès. Car là aussi, l'évolutivité et le changement restent des principes. Néanmoins, chaque entreprise et chaque organisation a des idées et des exigences particulières qui doivent être prises en compte et mises en œuvre en termes d'architecture et de décoration intérieure. Afin de choisir la bonne chose parmi les innombrables variables et variantes, il faut à ce stade un expert ou un chef d'équipe compétent, avec lequel on peut élaborer la "solution individuelle parfaite". De préférence agile, flexible et personnel.
Nous nous réjouissons de vous accompagner dans cette démarche si nécessaire et de vous conseiller grâce à nos connaissances et à notre expérience polyvalente dans le domaine des concepts de bureau agile et flexible. N'hésitez pas à nous contacter par téléphone ou par e-mail ou à nous rendre visite directement sur place dans nos magasins smow dans toute l'Allemagne. Nous vous attendons avec impatience.

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